Compartir y Publicar
Introducción: Propietario, Colaboradores y Lectores
Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Docs
es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde
colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo
con una dirección propia, como si de una página web se tratase.
Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:
Propietario:
Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo,
invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos
sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación
del propietario en el documento.
Colaboradores o
Para editar:
Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a
otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar,
guardar e imprimir el documento.
Lectores o
Para ver: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo, pero no editarlo.
14.2. Compartir un elemento
Podemos compartir cualquiera de nuestros elementos de Google Docs,
incluso las carpetas. De hecho, al compartir una carpeta, se comparte
todo su contenido. Por eso, si tenemos un grupo de personas con el que
siempre compartimos documentos, nos será más cómodo compartir una
carpeta, e ir asignando los documentos a dicha carpeta, que ir
compartiéndolos cada vez.
Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:
- Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de
la pantalla de inicio. Primero los seleccionamos y después pulsamos el
botón Compartir y seleccionamos Invitar a usuarios... del desplegable para añadir usuarios o Ver quién tiene acceso para administrar a los usuarios existentes.
- Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botón desplegable Compartir, que mostrará las mismas opciones que vemos arriba.
En cualquier caso llegamos a la pantalla
Compartir con otros usuarios. Su aspecto puede variar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto.
La pantalla
Compartir con otros usuarios está dividida en tres secciones, agrupadas en tres pestañas:
En la pestaña
Invitar a usuarios tenemos las opciones para
invitar a nuevos colaboradores y lectores.
En
Usuarios con acceso
vemos con quiénes lo hemos compartido, pudiendo modificarlos y
eliminarlos. Si compartimos varios, veremos también el listado de
documentos.
En la pestaña
Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir que los colaboradores puedan invitar a otros usuarios.
